Objetivo y alcance
Esta Política establece las reglas bajo las cuales VYC Consulting SAS, como responsable del tratamiento, recolecta, usa, almacena, actualiza, comparte, transmite, conserva y suprime datos personales en el marco de la operación de los siguientes portales y plataformas: www.colegioscolombia.com, www.universidadescolombia.com, www.jardinesinfantilescolombia.com, www.portalcolegioscolombia.com, www.masteracademics.com y www.vycconsultingsas.com (en conjunto, los “Sitios”). También aplica a los formularios, servicios y canales digitales que remitan expresamente a esta Política.
Su alcance incluye datos de familias y acudientes, representantes de colegios, usuarios de minisitios, estudiantes y aspirantes a programas, aspirantes a vacantes, docentes, proveedores, aliados, suscriptores, personas que solicitan información, participantes en encuestas o testimonios y demás titulares que interactúan con cualquiera de los Sitios.
1. Identificación del responsable
| Razón social | VYC Consulting SAS |
|---|---|
| NIT | 900.984.912-9 |
| Portales y plataformas cubiertos | www.colegioscolombia.com, www.universidadescolombia.com, www.jardinesinfantilescolombia.com, www.portalcolegioscolombia.com, www.masteracademics.com y www.vycconsultingsas.com |
| Correo para datos personales | comercial@vycconsultingsas.com |
| Teléfono | +57 (601) 781 8462 |
| Canal de peticiones | Atención virtual: comercial@vycconsultingsas.com y +57 (601) 781 8462. También podrá usarse el formulario de contacto habilitado en los Sitios. |
2. Marco de referencia
Esta Política se adopta en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 —en especial sus disposiciones sobre políticas y avisos de privacidad—, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. Cuando existan comunicaciones comerciales a consumidores, se atenderán también las reglas aplicables sobre canales, horarios y periodicidad de contacto.
3. Definiciones básicas
| Término | Qué significa | Ejemplo |
|---|---|---|
| Dato personal | Información vinculada o asociable a una persona natural identificada o identificable. | Nombre, teléfono, correo, ciudad, hoja de vida. |
| Titular | Persona natural a la que pertenecen los datos. | Padre, acudiente, docente, representante de colegio. |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre los datos. | Recolección, almacenamiento, consulta, uso, transmisión o supresión. |
| Responsable | Quien decide sobre la base de datos y sus finalidades. | VYC Consulting SAS, para los datos que recoge en la Plataforma. |
| Encargado | Quien trata datos por cuenta del responsable. | Proveedor de hosting, correo, CRM, soporte o analítica. |
| Dato sensible | Dato que puede afectar la intimidad o generar discriminación. | Salud, discapacidad, religión, biometría, orientación política. |
4. Principios aplicables
- Legalidad, finalidad y libertad: el tratamiento se realizará con fundamento legal y, cuando sea necesario, con autorización previa, expresa e informada.
- Transparencia y acceso restringido: el titular podrá conocer el uso de sus datos; el acceso se limita a personas autorizadas y a los fines informados.
- Calidad y minimización: se solicitarán únicamente los datos pertinentes, exactos y necesarios para el servicio o interacción.
- Seguridad y confidencialidad: se aplicarán medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para evitar acceso, pérdida, alteración, uso o divulgación no autorizados.
- Responsabilidad demostrada: la organización conservará evidencia de autorizaciones, avisos, solicitudes, decisiones y controles aplicables.
5. Datos que pueden ser tratados
Según la interacción, la Plataforma podrá tratar las siguientes categorías de información:
| Categoría | Ejemplos | Finalidad principal |
|---|---|---|
| Contacto e identificación | Nombre, tipo y número de documento cuando sea necesario, correo, teléfono/WhatsApp, ciudad, rol y datos de contacto profesional. | Atender solicitudes, crear cuentas, validar contacto y responder comunicaciones. |
| Búsqueda educativa | Nivel o grado de interés, ciudad/zona, preferencias familiares, criterios de búsqueda y datos de contacto del adulto responsable. | Orientar la búsqueda, generar resultados, remitir solicitudes a colegios autorizados y apoyar el Match Escolar Familiar. |
| Datos de niño, niña o adolescente | Información mínima sobre edad, grado, necesidades educativas y preferencias aportadas por su representante. | Solo para orientar la búsqueda solicitada y bajo el estándar reforzado aplicable. |
| Datos sensibles | Información de salud, discapacidad, apoyos terapéuticos, religión u otra información que pueda generar discriminación. | Únicamente si es estrictamente necesaria, aportada de forma voluntaria y existe autorización explícita. |
| Datos laborales | Hoja de vida, formación, experiencia, referencias profesionales y datos de contacto. | Gestionar la publicación o postulación a vacantes y remitirla al colegio/empleador seleccionado o autorizado. |
| Datos de colegio, proveedor o aliado | Nombre de la institución, cargo, correo institucional, teléfono, información comercial y contractual. | Prestar servicios, administrar minisitios, soporte, facturación, campañas y relación comercial. |
| Navegación y seguridad | Dirección IP, fecha/hora, sesión, registros técnicos, preferencias de cookies y eventos de seguridad. | Operar el sitio, prevenir fraude, medir funcionamiento y mejorar experiencia, según las preferencias aplicables. |
6. Finalidades del tratamiento
Los datos personales se tratarán para las finalidades que correspondan a la relación o solicitud concreta del titular:
- Responder solicitudes de información, contacto, soporte, asesoría o actualización de datos.
- Permitir la búsqueda, comparación, recomendación orientativa y consulta de información educativa, académica y de servicios dentro de los Sitios.
- Gestionar formularios de contacto con un colegio y transmitir los datos exclusivamente al colegio seleccionado o a los colegios respecto de los cuales el titular haya otorgado una autorización específica.
- Administrar el Match Escolar Familiar y sus resultados orientativos, incluyendo el guardado de avances, recuperación del informe y atención de solicitudes vinculadas al servicio.
- Administrar minisitios, suscripciones, servicios contratados, solicitudes de actualización, pagos, facturación, soporte técnico y relación comercial con colegios, proveedores y aliados.
- Gestionar bolsas de empleo, hojas de vida, vacantes y postulaciones; compartir el perfil únicamente con el colegio o empleador seleccionado o autorizado.
- Publicar testimonios, casos de éxito, imágenes o declaraciones solo dentro del alcance expresamente autorizado por cada titular.
- Enviar información comercial propia de VYC Consulting SAS o de ColegiosColombia cuando exista autorización independiente para ello, y respetar las preferencias de contacto y baja.
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales, de auditoría, seguridad de la información y requerimientos de autoridades competentes.
- Realizar estadísticas, analítica, controles de calidad y mejora de la Plataforma, aplicando medidas de anonimización o seudonimización cuando resulte viable.
7. Autorización y evidencia
Cuando la ley requiera autorización, esta será previa, expresa e informada. Podrá obtenerse mediante formularios web, casillas de aceptación no preseleccionadas, firma, grabación, correo electrónico, mensajes de datos u otro mecanismo que permita demostrar su otorgamiento.
Cada mecanismo de autorización deberá informar, de forma clara, quién es el responsable, qué datos se recogen, para qué se usarán, si se compartirán con terceros, cómo ejercer derechos y dónde consultar esta Política. La Plataforma conservará evidencia de la versión del aviso o texto aceptado, fecha, hora, canal e identificación técnica disponible.
Las autorizaciones para recibir publicidad, ser contactado por múltiples colegios, compartir una hoja de vida con empleadores o publicar un testimonio deben ser independientes de la aceptación necesaria para recibir el servicio principal.
8. Reglas especiales para familias, menores y datos sensibles
ColegiosColombia está dirigida principalmente a padres, madres, acudientes y demás adultos responsables. No se solicitará a niños, niñas o adolescentes que entreguen directamente información personal para fines de marketing o perfilamiento.
Cuando un adulto responsable aporte información de un niño, niña o adolescente para una búsqueda u orientación educativa, la Plataforma aplicará el interés superior del menor, solicitará solo los datos mínimos necesarios y evitará la publicación o entrega indiscriminada de esa información. Antes de recolectar datos sensibles o información de apoyo diferencial, se deberá indicar que la respuesta es facultativa y solicitar autorización explícita del representante legal.
La información sensible no se usará para excluir, discriminar o tomar decisiones automatizadas definitivas. El Match Escolar Familiar tiene un carácter orientativo y no sustituye la decisión familiar ni un proceso de admisión de los colegios.
9. Transmisión, transferencia y entrega a terceros
VYC Consulting SAS podrá compartir datos personales con encargados que presten servicios de infraestructura tecnológica, hosting, correo, mensajería, soporte, seguridad, almacenamiento, analítica, CRM, pagos o gestión documental, siempre que se requiera para operar los Sitios y se establezcan obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a la ley.
También podrá transmitir datos a:
- El colegio específico que la familia seleccione al utilizar un formulario de contacto.
- Colegios suscritos que correspondan a una solicitud de contacto múltiple, únicamente cuando el titular haya autorizado dicha remisión y conozca el alcance de la solicitud.
- El colegio o empleador seleccionado o autorizado por la persona postulante a una vacante.
- Autoridades administrativas o judiciales, cuando exista una obligación legal, orden válida o requerimiento competente.
Una vez el colegio, empleador o tercero recibe los datos como responsable independiente, deberá aplicar su propia política de tratamiento. La Plataforma no autoriza a dichos terceros a usar la información para finalidades distintas a la solicitud recibida.
Cuando un proveedor tecnológico trate datos desde otro país, VYC Consulting SAS verificará que la operación se realice conforme a las condiciones legales aplicables para transmisión o transferencia internacional de datos y a las garantías contractuales pertinentes.
10. Cookies y tecnologías similares
Los Sitios pueden utilizar cookies, píxeles, almacenamiento local y registros técnicos para habilitar funciones esenciales, mantener sesiones, recordar preferencias, medir desempeño, detectar incidentes y —cuando el titular lo autorice— realizar analítica o comunicaciones personalizadas.
Antes de activar cookies no esenciales, los Sitios deberán presentar un aviso de cookies con categorías, finalidades, terceros aplicables y mecanismos para aceptar, rechazar o configurar preferencias. El usuario podrá modificar dichas preferencias desde el enlace de configuración disponible en cada sitio donde aplique.
11. Seguridad, acceso y conservación
VYC Consulting SAS aplicará medidas razonables y proporcionales al riesgo, tales como control de accesos, contraseñas robustas, roles de usuario, respaldos, trazabilidad, gestión de proveedores, actualización tecnológica, protocolos de respuesta a incidentes y deberes de confidencialidad del personal autorizado.
Los datos se conservarán mientras sean necesarios para cumplir la finalidad informada, atender obligaciones contractuales, legales o contables, resolver controversias y ejercer o defender derechos. Cumplida la finalidad y vencidos los términos aplicables, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de manera segura.
La empresa deberá mantener internamente una tabla de conservación por tipo de base de datos. Como mínimo, se recomienda definir plazos diferenciados para: contactos comerciales, formularios familiares, informes Richy, hojas de vida, cuentas de colegio, testimonios, contratos/facturación y registros de seguridad.
12. Derechos de los titulares
El titular o, cuando corresponda, su representante o causahabiente podrá:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones previstas por la ley.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando proceda.
- Acceder gratuitamente a los datos personales tratados.
- Presentar un reclamo ante VYC Consulting SAS y, una vez agotado el trámite interno, acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales o modificar sus preferencias de contacto.
13. Procedimiento para consultas y reclamos
Las consultas, solicitudes de acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria o quejas deberán enviarse al canal de atención indicado en la sección de identificación, con la información suficiente para verificar la identidad del titular y atender la petición.
| Consulta | Debe indicar nombre del titular, identificación o mecanismo de verificación, datos de contacto y solicitud concreta. Se responderá en máximo diez (10) días hábiles desde el recibo. Si no es posible, se informará la causa y la nueva fecha, que no podrá exceder cinco (5) días hábiles adicionales. |
|---|---|
| Reclamo | Debe indicar nombre del titular, identificación o verificación, descripción de los hechos, petición y soportes. Si está incompleto, se solicitará subsanar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. El reclamo completo se resolverá en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por una sola vez hasta ocho (8) días hábiles adicionales, con información previa al titular. |
| Baja de comunicaciones | Podrá solicitarse en cualquier momento por el canal de datos personales o por el mecanismo de baja incluido en la comunicación, cuando exista. |
| Prueba y trazabilidad | La empresa conservará la solicitud, la verificación de identidad, las comunicaciones enviadas, la decisión adoptada y la evidencia de actualización, supresión, bloqueo o revocatoria que corresponda. |
14. Área responsable y gestión interna
El área de Servicio al Cliente o la persona designada por VYC Consulting SAS será responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares, coordinar la respuesta con las áreas involucradas y mantener la evidencia del trámite.
La empresa deberá adoptar y mantener un procedimiento interno para: recepción de solicitudes; validación de identidad; gestión de reclamos; actualización y supresión; atención de incidentes; administración de autorizaciones; control de encargados; inventario de bases de datos; y revisión periódica de esta Política.
15. Cambios a esta política
Los cambios sustanciales a esta Política serán informados antes de su implementación mediante publicación visible en los Sitios y, cuando corresponda, por los canales de contacto disponibles. Las modificaciones no ampliarán usos o entregas de datos previamente autorizados sin contar con la autorización que sea necesaria.
16. Vigencia
Esta Política entra en vigencia a partir de su aprobación y publicación oficial. Permanecerá vigente mientras VYC Consulting SAS realice tratamiento de datos personales o conserve información por obligaciones legales, contractuales o de defensa de derechos.